TARTALOM

Mivel a hivatalos ügyek intézése azok természete, az előírt dokumentumok jelentős mennyisége, az esetleges várakozási idő miatt szinte mindenki számára kellemetlen, türelempróbáló kihívást jelent, kiadványunkkal szeretnénk ezt a feladatot könnyebben elviselhetővé tenni. A rövid tájékoztatás, illetve munkatársaink udvariassága, segítőkészsége remélhetőleg kellemes tapasztalatokat jelent majd az Önök számára a tököli Polgármesteri Hivatalban való ügyintézés során. A Hivatal működésének rövid bemutatása után részletes információkat adunk az egyes esetek könnyebb megoldása érdekében.
A Polgármesteri Hivatal a helyi önkormányzat képviselő-testülete által létrehozott, egységes hivatal, melynek feladata az önkormányzati munka elősegítése, a testületi munka előkészítése, az ott hozott határozatok végrehajtása, a rendeletek betartatása. A testületi munka összehangolásán túl államigazgatási - hatósági munka folyik a hivatalban. Az alábbiakban részletes tájékoztatást nyújtunk a hivatal működéséről, az egyes Irodák feladatköréről, s hogy a hivatalon belül milyen, gyakran előforduló ügyeket hol, melyik ügyintézőnél lehet elintézni, illetve melyek azok a dokumentumok, melyek előzetes beszerzésével, összegyűjtésével munkatársaink gyorsabban meg tudják oldani ügyfeleink, az Önök ügyes-bajos problémáit. Felhívjuk a figyelmüket internetes honlapunkra, (www.tokol.hu) ahol rövid tájékoztató mellett letölthető nyomtatványokat, űrlapokat is találnak, melyek ugyancsak a gyorsabb, egyszerűbb ügyintézést segítik elő. A megadott telefonszámokon munkatársaink készségesen adnak felvilágosítást, előzetes tanácsot, hogy minél kevesebb fáradságba kerüljön hivatalos teendőik elvégzése.
A Hivatal Ügyfélszolgálatán beszerezhetők az ügyintézéshez szükséges nyomtatványok, valamint megtekinthetők a kifüggesztett hirdetmények, az Önkormányzat Képviselő-testületének rendeletei, valamint közérdekű információk szerezhetők. Munkatársaink átveszik a benyújtott iratokat, útbaigazítják hozzájuk forduló ügyfeleinket.
Tájékoztatjuk Önöket, hogy a jogszabályok megváltozása miatt nincs mód az illetékek illetékbélyegben való lerovására. Az eljárási illetéket csekken vagy házipénztárunkba fizethetik be.

Ügyfélfogadás a Polgármesteri Hivatalban: (Fő u. 117.)
Hétfőn 8-tól 18 óráig
Szerdán 1 8-tól 16 óráig
Pénteken 1 8-tól 12 óráig
Ügyfélfogadás az Okmányirodában: (Fő u. 119.)
Hétfőn 8-tól 18 óráig
Szerdán 1 8-tól 16 óráig
Csütörtökön 1 8-tól 16 óráig
Pénteken 1 8-tól 12 óráig

Az Okmányirodában előzetes időpont kérés alapján is folyik ügyintézés. Időpontot személyesen, telefonon, vagy interneten, a www.magyarorszag.hu címen lehet lefoglalni.

Ügyfélfogadás a Gyámhivatalban: (Fő u. 119.)
Hétfőn 8-tól 18 óráig
Szerdán 1 8-tól 16 óráig
Pénteken 1 8-tól 12 óráig
Ebédszünet: 12-12.30 óráig

A Hivatal telefonszáma: 520-900
Telefax elérhetőség: 520-920
A Hivatal drótposta (e-mail) címe: hivatal@tokol.hu
A Hivatal internet elérhetősége: www.tokol.hu

Tököl Város Polgármesteri Hivatalának
szervezeti tagozódása és feladatai

1., A tisztségviselők fogadóóráira való bejelentkezés

Hoffman Pál polgármester és Dr. Bekk Mária jegyző ügyfélfogadása:
Hétfőnként 13-tól 18 óráig, kivéve, ha aznap éppen ülésezik a képviselő-testület, ez esetben 13-tól 16 óráig.
Szerdánként 8-tól 12 óráig.
Bejelentkezni személyesen vagy telefonon lehet a polgármesteri-jegyzői titkárság munkatársainál, a Hivatal székhelyén (Tököl, Fő u. 117.) vagy az 520-900-as vagy 520-910-es telefonszámon.

2., Szervezési Iroda

A Szervezési Iroda látja el a polgármesteri, jegyzői szervezési és titkársági, a képviselő-testület működését segítő, az intézmény-felügyeleti feladatokat részletesen az alábbiakat:
1.A képviselő-testület és a bizottságok, kisebbségi önkormányzatok működésének segítése, az ahhoz szükséges feltételek biztosítása (21/1999.(XI.9.) számú önkormányzati rendelet), ezen belül
a) a képviselő-testület és bizottságai, továbbá a kisebbségi önkormányzatok
- tevékenységéhez kapcsolódó adminisztráció,
- üléseinek előkészítése, a jegyzőkönyvek elkészítése, a döntések kihirdetése, nyilvántartása.
- döntés előkészítési folyamathoz kapcsolódó jegyzői törvényességi ellenőrzés
b) tájékoztatást az önkormányzati rendeletekről, a képviselő-testületi határozatokról, a bizottsági és kisebbségi önkormányzati döntésekről (a szakirodákkal együttműködve).
c) az önkormányzati képviselők munkájának segítése, adminisztráció
d) helyi kitüntetésekkel, díszpolgári cím adományozással kapcsolatos teendők (19/1993.(X.5.) számú önkormányzati rendelet 6.§), például:
- közreműködik a döntés előkészítésében,
- nyilvántartást vezet a helyi elismerésben részesített személyekről és szervezetekről,
- gondoskodik a Díszpolgári címben részesítettek különleges jogosultságainak érvényesüléséről, a szükséges költségvetési fedezet biztosításával kapcsolatos feladatok ellátásáról
e) a helyi címer és zászló, lobogó használat engedélyezésével kapcsolatos ügyek (2/1992.(III.2) számú önkormányzati rendelet)
2. A polgármesteri, jegyzői titkársági feladatok ellátása, ezen belül
a) sajtóügyek intézése, tájékoztatás, PR, kapcsolattartás a Tököli Tükör szerkesztőségével
b) a nemzetközi kapcsolatok szervezése
c) a társadalmi és civil szervezetekkel való kapcsolattartás
d) a polgármester, alpolgármester, jegyző, aljegyző tevékenységéhez kapcsolódó adminisztrációs-, szervezési-, továbbá protokoll feladatok, például: fogadóórára való bejelentkezés
e) a polgármesteri hivatal helyiségének használatával kapcsolatos szervezési és engedélyezési ügyek intézése
f) az önkormányzati rendezvénynaptárhoz kapcsolódó adatok, információk összegyűjtése (intézmények hivatalos és szabadidős programjai, kulturális, sportprogramok, egyéb önkormányzati rendezvények, civil szervezetek önkormányzati tevékenységet érintő rendezvényei)
3. A szervezési feladatok ellátása, ezen belül
a) kapcsolattartás a jogi képviseleti és ügyvédi feladatokkal megbízottakkal, közreműködés a szerződések, az okiratok, eseti döntések, az önkormányzati kötelezettségvállalások előkészítésében és a jegyzői törvényességi feladatok ellátásában
b) a hivatali belső szabályzatok előkészítése, végrehajtásának ellenőrzése
c) az önkormányzati, hivatali, intézményi, társasági működés során felmerülő fenntartói ügyek intézése, a szakmai, szükség szerint jogi koordináció a hivatal és az önkormányzati intézmények, a gazdasági társaságok tekintetében, a fenntartói, alapítói és tulajdonosi döntések előkészítésében és végrehajtásának ellenőrzésében való közreműködés,
d) az intézmények működésével kapcsolatosan a szakirodák és külső szakértők közreműködésével az igazgatási feladatok ellátása, törvényességi és célvizsgálatok lefolytatása, intézményvezetői munkakör pályáztatásának előkészítése, az intézményvezetők szakmai továbbképzésének szervezése, az intézményi dokumentumok jóváhagyása, felülvizsgálata, fenntartói feladatok, intézmények dokumentumainak jóváhagyása, felülvizsgálata
e) az önkormányzati feladatellátáshoz kötődő pályázatokkal kapcsolatos koordinálási feladatok a szakirodák, intézmények, gazdasági társaságok és külső szakértők előkészítői és végrehajtói közreműködésével (pályázat benyújtás, elszámolás)
f) a közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok, interpellációk, képviselői kérdések kivizsgálásának koordinálása,
g) az önkormányzati alapítványokkal való kapcsolattartás
h) a polgármester, a jegyző hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlásával összefüggő döntések előkészítése, végrehajtása, az ezekkel kapcsolatos adminisztráció, a munka- és személyügyi, nyilvántartási, adatközlési és oktatásszervezési feladatok ellátása,
i) az intézmények és a hivatal pénzügyi-gazdasági belső ellenőrzési feladatainak koordinálása, kapcsolattartás a függetlenített belső ellenőrrel,
j) a hivatali informatikai, telekommunikációs rendszer üzemeltetésének felügyelete, kapcsolattartás a megbízott rendszergazdákkal
k) statisztikai adatszolgáltatás koordinálása az intézmények, szakirodák előkészítő és végrehajtó közreműködésével
l) a hivatal működéséhez kapcsolódó üzemeltetési feladatok szervezése (beszerzések, takarítás, hivatali gépjármű, stb.)
4. Választási, népszavazási, népi kezdeményezéssel kapcsolatos feladatok megszervezésében való közreműködés
Az iroda saját feladatkörében gondoskodik a hatósági bizonyítványok kiállításáról